Integración de la Gestión de la Tesorería

Las tarjetas de crédito permiten una mejor financiación de los adelantos y gastos de viajes.

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Mediante los pagarés tipo confirming se obtienen mejores líneas de financiación y costes financieros mas bajos. Integración de la gestión de tesoreríaAmado Lorenzo Presidente del Club de Tesoreros de España.

Las nuevas tecnologías empleadas por bancos y empresas permiten la implantación de sistemas de gestión de tesorería mas eficientes. La eficiencia se mide por la reducción de costes financieros para los clientes/ proveedores y un mínimo de esfuerzo administrativo para ambos y las instituciones financieras. lo que repercutir en menores gastos.

Medios de pago

Una de las reas de mayor avance es la automatización de los medios de pagos. La Dirección Financiera necesita una información interactiva y exacta de la necesidades de tesorería y, una vez establecidas las fechas de pago, negociar con los proveedores los plazos mas económicos para ambas partes, evitando la existencia de fondos en transito sin beneficio para ninguna de las partes.

Esto repercute normalmente en plazos de pago más satisfactorios. Tres objetivos básicos se deben considerar al establecer un sistema de pagos eficiente:

- Máximo control con reducción de costes administrativos y financieros. -

Eliminar la duplicidad en la entrada de datos (empresa, bancos, proveedores) y las bases de datos (contabilidad-gestión, etc.) - Reducción de labores administrativas y uso del papel (bases de datos documentales). La organización de los procesos administrativos y de gestión del área de Tesorería ha pasado por varias etapas en los últimos años, coincidiendo con las crisis económicas internacionales y/o variaciones de los tipos de intereses y la introducción de avances tecnológicos en el tratamiento y comunicación de datos. Durante cada una de estas etapas se han implantado medidas muy importantes de soporte a la gestión de las empresas desde la tesorería. La tecnología necesaria para una tesorería eficiente fue establecida a finales de los años 70, con los sistemas desarrollados por algunos bancos norteamericanos utilizando el soporte tipo time sharing, lo cual permitió una comunicación interactiva a nivel mundial para efectuar eficientemente operaciones de netting, refacturación, reaseguro, pagos internacionales y cobertura de riesgos en divisas. En España, esta tecnología se esta implantando desde mediados de los años 80 y actualmente cuenta con un nivel muy cercano a los mejores sistemas europeos, gracias al esfuerzo de unificación en las normas de transmisión de datos de bancos y proveedores. Los objetivos básicos

Es posible implantar sistemas de pagos muy eficientes a un coste realmente atractivo, gracias a las ofertas de bancos, empresas informáticas, club de desarrollos y consultores de gestión, aunque se requieren sistemas duales para adaptarse a las necesidades de los proveedores.

Cada Empresa debe determinar los circuitos administrativos más idóneos, teniendo muy presente los objetivos básicos. A continuación indicamos un ejemplo de circuito que puede ser utilizado por empresas industriales y de distribución.

incluir gráfico

Cada día nuevas empresas utilizan los medios de pagos externos como los cheques bancarios y los pagarés tipo confirming. Los pagarés tipo confirming permiten obtener mayores plazos de pagos de proveedores medios y pequeños debido a que se obtienen mejores líneas de financiación y costes financieros más económicos. Al mismo tiempo la empresa puede obtener mayores rendimientos de sus saldos favorables de tesorería mediante la recompra de sus pagarés.

Empresas emisoras de tarjetas de crédito como American Express y VISA, entre otras, ofrecen productos que permiten beneficios adicionales, entre los que se encuentran una mejor financiación de los adelantos y gastos de viaje y un control más eficiente de los mismos.

A corto plazo Cada día más empresas con negocios internacionales utilizan sistemas que simulan la moneda única europea, reduciendo los costes y comisiones de las operaciones de cambio, perdidas en fecha valor, etc con un coste mínimo de implantación, a pesar de los importantes ahorros que producen. Esta operación se puede realizar mediante el empleo de los métodos de refacturacion. Mediante esta técnica es posible facturar exportaciones e importaciones a una empresa virtual (EV) situada en un centro financiero europeo con facturación simultánea en dólares norteamericanos o la moneda local de cada comprador, lo que sitúa el nesgo de cambio en una empresa, compensando los riesgos y cubriendo los saldos netos a costes inferiores a los de cada país La EV se utiliza también para financiar las operaciones internacionales a costes más económicos

Adicionalmente se pueden establecer sistemas de pagos desde una empresa virtual de tesorería establecida en un centro financiero europeo con ventajas en costes y fechas valor (Sistemas equivalente a la centralización de los envíos postales desde un centro único para Europa) Principales ventajas:

• Información interactiva. Integrar las bases de datos de la empresa y sus proveedores más importantes (Integración logística)

• Entrada de datos automática (EDI) y eliminación de de duplicidad en las bases de datos. Al utilizar los ficheros EDI de proveedores (facturas, albaranes, etc) y bancos (entradas a tesorería y contabilidad de los pagos) se obtienen ahorros muy importantes en el área administrativa, conciliaciones automáticas y una información actualizada (ahorros mediante una optimización en la toma de decisiones)

• Costes de implantación reducidos. La implantación de los sistemas más efectivos ("State ot the art") se puede realizar rápidamente a un coste muy reducido si se utilizan al máximo los sistemas ofrecidos por bancos, desarrollos compartidos (club de tesoreros de España) y los sistemas compatibles de los proveedores mas importantes Los ahorros que se obtienen desde el primer día de su implantación, permiten una financiación efectiva de la implantación de los nuevos sistemas de gestión

• Sistemas expertos de tesorería. Las funciones de los tesoreros se verá reducida de las labores administrativas que consumen más tiempo, permitiendo actividades de creación de instrumentos financieros más ventajosos, préstamos entre empresas, intervenciones directas en los mercados de divisas, etc

Experiencias positivas
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EMPRESA DE RESTAURACION

El director financiero del Grupo nos informa que su empresa ha experimentado el sistema de pagos externo (cheques enviados por los bancos). El coste del servicio y las perdidas en fecha valor negociadas (diferencia entre la fecha valor del cargo total y la media estimada de demora en el cobro por los proveedores) les llevó a continuar con el sistema de pagos directo. En la actualidad están negociando nuevas condiciones para determinar en qué momento podría ser más efectivo para la empresa el sistema de pagos externo.

EMPRESA DE CONSTRUCCIONES

El sub-director financiero de la empresa está muy satisfecho con el sistema de pagos externo tipo confirming (pagarés enviados por los bancos con condiciones especiales de descuento para los proveedores), pues este sistema le permite mejores plazos para la empresa, sin costes adicionales para una gran mayoría de los proveedores. Adicionalmente, se puede negociar con los bancos la recompra de los pagarés emitidos, cuando existan condiciones favorables de tesorería, lo que añade un gran atractivo a este medio de pago.

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